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An vielen Stellen können Sie eine Buchung zum Bearbeiten öffnen:
- In der Liste aller Rechnungen
- In der Buchführungslisten (Bilanz, GuV, Offene Positionen, ...)
Nach dem Öffnen einer Buchung öffnet sich ein Dialog mit folgenden Buttons und Feldern:
| Feld | Beschreibung | ||||||||
| Speichert die Eingaben ohne das Fenster zu schließen | |||||||||
| Speichert die Eingaben und schließt das Fenster | |||||||||
| Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern | |||||||||
| Öffnet das Rechnungs-PDF (mit Dropdown zur Erstellung von E-Rechnung verschiedener Formate sowie ggf. Mahnungen) | ||||||||
| nur Lieferscheine: Ermöglicht es, einen Lieferschein rückzubuchen und stattdessen eine Rechnung zu erstellen (bei Kommisionsware!). | |||||||||
| Wechselt zur Buchungs-Übersicht | |||||||||
| Zeigt alle Änderungen im Datensatz | |||||||||
| Register "Hauptdaten" | |||||||||
| Datum | Datum der Buchung (bei Rechnungen: Rechnungsdatum, bei Bank-Buchungen: Wertstellung) | ||||||||
| Zweck | interne Beschreibung, bei eingelesenen Kontoauszügen der Verwendungszweck auf dem Kontoauszug. Bei SEPA-Transaktionen (Lastschriften,Überweisungen) kann dies ein Teil des übergebenen Verwendungszwecks sein (Administration/Optionen/Kasse/SEPA-Einstellungen/Verwenungszweck) und darin per {#zweck#} übergeben werden. | ||||||||
| Betrag | Buchungsbetrag (nicht editierbar, falls Rechnungspositionen existieren) | ||||||||
| MwSt | MwSt, auch Eingabe in % möglich: "19%" (nicht editierbar, falls Rechnungspositionen existieren) | ||||||||
| Empfänger | zugeordneter Empfänger (optional). Dieses Mitglied / externer Kontakt sieht diese Buchung dann unter "Meine Rechnungen". Beim Anpassen des Empfängers und aktivierter Debitoren/Kreditoren-Nummern wird das Buchführungskonto entsprechend angepasst. | ||||||||
| Kostenstelle | Zugeordnete Kostenstelle (ggf. "neu" wählen und eine neue Kostenstelle eingeben. Diese Kostenstelle ist dann zukünftig standardmäßig vorhanden.) - falls unter den Optionen aktiviert | ||||||||
| Sphäre | Falls per Option "Administration/Optionen/Kasse/Kontenrahmen" aktiviert: Sphäre (siehe FAQ zu SKR42) Standardmäßig wird die Sphäre gemäß "Art der Buchung" automatisch gewählt. Hier kann eine abweichende Sphäre eingestellt werden. | ||||||||
| Art der Buchung | Der Ursprung der Buchung: allgemeiner Beleg, Beitrag, Veranstaltung, Shop, Plazubuchung | ||||||||
| Belegnummer | Die Belegnummer, die Sie manuell Ihrem Beleg gegeben haben | ||||||||
| Typ | - "Rechnung" (eine Rechnung mit negativen Wert wird automatisch als "Rechnungskorrektur" betitelt) - "Rechnungskorrektur" wird immer als Rechnungskorrektur angezeigt, unabhngig vom Vorzeichen des Betrags - "Gutschrift" (umsatzsteuerrechtliche Gutschrift, d.h. der Empfänger einer Leistung rechnet diese ab) - "Spende" (Spendenformular wird verwendet) - "Lieferschein" bei Kasse/Lieferscheine anzeigen. Wird bei Shop-Menuell-Ausbuchen und bei Lagerort-Umbuchungen/Zugängen/Abgängen erzeugt. | ||||||||
| Register "Bezahldetails" | |||||||||
| Bezahlart | per Beleg, per Bankeinzug, per Überweisung, ggf. per Zahlungsdienstleister, in bar | ||||||||
| Läd die Daten des zugeordneten Mitglieds neu (z.B. sinnvoll nach Änderungen im Mitglied, nach Wechsel des Mitglieds oder nach Wechsel der Bezahlart) | |||||||||
| Detailfelder... | Alle Details zum Mitglied. Bei internen [[MITGLIEDERN]] wurde der Name und ggf. (bei Bankeinzug) die Kontodaten übernommen. Diese können rechnungsindividuell hier angepasst werden. Bei externen Empfängern müssen die Daten hier ausgefüllt werden. Das |-Zeichen dient als Zeilenumbruch (c/o-Felder und Land-Feld wird derart befüllt). Beim Füllen einer deutschen IBAN werden die BIC und die Bank automatisch ermittelt. | ||||||||
| Register "Buchführungskonten" | |||||||||
| Konten | Zugeordnete Konten aus dem hinterlegten Kontorahmen. 1. Spalte: Buchführungskonto 2. Spalte: Betrag (wenn Sie den Betrag entfernen, wird beim Speichern die ganze Zeile entfernt) 3. Spalte: Zugeordnetes Bankkonto -oder- Debitor/Kreditor: Ein eindeutiger Kennzeichner, welcher das Kundenkonto beschreibt. Auf diesen Kennzeichner werden dann sowohl die Rechnungen/Belege als auch Kontobuchungen gebucht. Unter dem Navigationspunkten "Kreditoren" und "Debitoren" können Sie dann sehen, welche Kundenkonten (bezüglich gebuchter Forderungen/Verbindlichkeiten) nicht ausgeglichen sind.Bei Bankkonten-Buchungen sind die Daten nicht änderbar. Bei zugeordneten Forderungen/Verbindlichkeiten ist der Betrag nicht änderbar, das Konto ist nur durch ein anderes Forderungs-/Verbindlichkeitskonto ersetzbar. | ||||||||
| Konten nach Betrag/MwSt-Änderung auf Hauptseite automatisch ausgleichen | legt fest, dass die eingegebenen Werte automatisch ausgeglichen werden. Dieser Haken ist nur bei Betragsänderungen und unüblichen Buchungsvorgängen zu entfernen, wo keine Anpassungen erfolgen sollen. | ||||||||
| Ergänzt eine weitere Zeile zur Erfassung eines weiteren Buchführungskontos | |||||||||
| Zuordnung öffnen: Öffnet die zugeordnete Buchung. | |||||||||
| Zuordnung löschen: Entfernt die Zuordnung. | |||||||||
| Details der Zuordnung anzeigen (Betrag, Rechnungsnummer, Bebuchte Buchführungskonten) | |||||||||
| Register "nur Rechnungen" (Einige Felder sind nur bei einer eingetragenen Rechnungsnummer sichtbar!) | |||||||||
| Rechnungsnummer | eindeutige Rechnungsnummer. Über den Link nach "nächste reguläre Rechnungsnummer" können Sie in das Feld eine eindeutige neue Rechnungsnummer einsetzen. | ||||||||
| Leistungsdatum | Leistungsdatum (optional) | ||||||||
| Fälligkeits-Datum | Datum, an dem die Rechnung bezahlt werden muss. Falls das Feld leer ist, dann gilt die Standardeinstellung (30 Tage oder wie unter Optionen eingestellt). Bei SEPA-Bankeinzügen werden nur Buchungen vorgeschlagen, deren Fälligkeit erreicht ist. In der Liste der offenen Rechnungen werden Rechnungen mit erreichte Fälligkeiten rot markiert. | ||||||||
| Status | Status der Rechnung (unverschickt, offen, in Bezahlung, bezahlt, Verzicht erklärt) | ||||||||
| Bezahlt | Bezahlter Betrag (Teilzahlungen möglich). | ||||||||
| Bezahltdatum | Hier trägt das System das Bezahltdatum ein (bei Bank-Buchungen: Buchungsdatum). Wenn hier ein Datum eingetragen ist und die Umsatzsteuer auf Ist-Versteuerung eingestellt ist (standardmäßig nicht der Fall!), dann ist dieses Datum die Basis für die Umsatzsteuerberechnung sowie für die GuV. | ||||||||
| Mahnstufe | Aktuelle Mahnstufe (keine, 1./2./3. Mahnung). Wird beim Auslösen der Mahnung automatisch hochgesetzt. | ||||||||
| letztes Mahnungdatum | Datum der letzten Mahnung | ||||||||
| Vereinskonto | (nur bei mehr als einem angelegten Bankkonto!) Wählt das Konto aus, das auf der Rechnung für die Überweisung durch den Zahlungsempfänger genannt wird. "Standard" ist die Angabe aus Administration/Optionen, die weiteren Konten sind die Konten aus Kasse/Bankkonten. Desweiteren ist die Angabe für die SEPA-Übertragung relevant. | ||||||||
| Rechnungspositionen | Legt fest, ob die Rechnungspositionen im PDF als netto oder brutto dargestellt werden. Bei keiner Auswahl wird die Rechnung anhand der eingestellten Standard-Option (Administration/Optionen/Kasse/Rechnungspositionen) dargestellt. | ||||||||
| Neue Position hinzufügen, blenden die Felder (Anzahl, Text kurz, Text lang, ...) ein. Bei Eingabe von "Text kurz" werden automatisch Angebotspositionen / Shop-Artikel / Mitgliedsbeiträge gesucht und vorgeschlagen. | |||||||||
| Bearbeitet die Position (nur möglich solange keine Beleg-Zuordnung erfolgt ist) | |||||||||
| Löscht die Position (nur möglich solange keine Beleg-Zuordnung erfolgt ist) | |||||||||
| Register "Sonstiges" | |||||||||
| Anmerkungen | beliebige Anmerkungen | ||||||||
| Dateien | Der Rechnung zugeordnete Dateien (z.B. Scans von Eingangsrechnungen, Belegen, ...) Diese sind von festgeschriebenen Buchungen nicht mehr änderbar/löschbar; neue Dateien können hinzugefügt werden. Sie können auch auf Dokumente aus der Datenablage verweisen. | ||||||||
| Nutzungsdauer in Jahren | Wert für die Abschreibung (siehe "Übersichten: Abschreibungen", Buchung erscheint nach Eintrag in der Abschreibungsliste) | ||||||||
| Ware verschickt am | Legt das Datum fest, an dem Online-Shop-Ware verschickt wurde | ||||||||
| Spendenbescheinigung erstellt am | Legt das Datum fest, an dem die Spendenquittung erstellt bzw. verschickt wurde | ||||||||
| Spendenart | Legt die Art der Spende fest. Die Konsequenz dieser Einstellung ist a) die Auswahl der Spendenquittung (Geld- oder Sachspende) und b) das passend per Kreuz markierte Kästchen auf der PDF-Spendenquittung. Der Standardfall ist "Geldzuwendungen / Mitgliedsbeitrag". | ||||||||
| Extrafelder... | Hier können Sie die Buchungs-Extrafelder bearbeiten (Anzulegen unter "Administration/Basiskonfiguration/Extrafelder für jeden Buchungs-Datensatz") | ||||||||