Register "Mail-Postfächer": IMAP-Mail-Postfächer einbinden
Über Mail-Postfächer können Sie IMAP-Postfächern von beliebigen E-Mail-Providern einbinden (z.B. als "Gruppenleiter"- oder Vorstands-Postfach).
Variante 1:
Rolleninhaber, "Gruppenleiter" oder einzelne Mitglieder können ein IMAP-Postfach angelegt und zugewiesen bekommen.
Angelegt wird das Postfach unter "Administration/Basiskonfiguration/E-Mail-Adressen"
Die zugeordneten Personen/Rolleninhaber/Gruppenleiter können dann unter "Mein Profil/Mein Postfach" darauf zugreifen.
Variante 2:
Der "Gruppenleiter" kann auch unter seiner Gruppenleiter-Ansicht direkt auf das Gruppen-E-Mail-Postfach zugreifen und eingehende Mails lesen:
Mein Profil -> Gruppe des Gruppenleiters -> Funktionen für den Gruppenleiter.
Sie haben unter diesem Navigationspunkt folgende Möglichkeiten:
| Feld | Beschreibung |
| Öffnet den Dialog, um eine neues Mail-Postfach anzulegen (siehe nachfolgend) | |
| nur Plus-Version: Öffnet den Dialog, um eine neues Rechnungs-Eingangs-Postfach anzulegen.Das Rechnungs-Eingangs-Postfach ermöglicht das Weiterleiten einer E-Mail mit einer Eingangsrechnung im Anhang. Der Betreff sollte idealerweise so gewählt sein: "Zweck Datum Betrag". Sie finden diese Rechnungen dann in der Kasse unter Belegschnellerfassung zur abschließenden Buchung. Die Absende-E-Mail wird am Beginn an den Zweck ergänzt sowie eine Erkennung des Mitglied versucht. E-Mails ohne Anhang werden nicht übernommen. Achtung: Das Postfach wird eingelesen und geleert! | |
| nur Plus-Version: Öffnet den Dialog, um eine neues Dateiablage-Eingangs-Postfach anzulegen.Das Dateiablage-Eingangs-Postfach ermöglicht das Weiterleiten einer E-Mail mit Dateien im Anhang. Die Dateien werden in der zugeordneten Gruppe im Ordner "Eingang" abgelegt. Der Betreff und der Mailinhalt sind irrelevant. Achtung: Das Postfach wird eingelesen und geleert! | |
| Öffnet den Dialog, um ein Mail-Postfach zu bearbeiten (siehe nachfolgend) | |
| Entfernt das E-Mail-Postfach unwiderruflich | |
| [Test] | Prüft den Zugriff auf das IMAP-Postfach und zeigt die enthaltenen Ordner an. |
E-Mail-Postfach anlegen/bearbeiten
| Feld | Beschreibung |
| Bezeichung | Die Bezeichnung des Postfachs, z.B. "Finanz-Vorstand" |
| E-Mail-Adresse | E-Mail-Adresse |
| IMAP-Postfach | Falls Sie am "Mail-Server" Mailadressen angelegt haben, können Sie hier direkt eine auswählen. |
| IMAP-Server, User, Passwort | IMAP-Zugangsdaten für das Postfach |
| SMTP-Server | Falls angegeben, dann werden Mails dieses Postfachs über diesen SMTP-Server versendet. Format: PROTOKOLL://SERVER:PORT Das Protokoll und der Port sind Pflichtangaben Beispiele: tls://smtp.xxx.de:465 ssl://smtp.xxx.de:587 |
| Zuordnungen: Mitglied, Rolle, "Gruppenleiter" | Die hier zugeordneten Personen/Rolleninhaber/Gruppenleiter sehen das Postfach dann unter "Mein Profil/Mein Postfach" |
| Speichert die Eingaben, aktualisiert den Mail-Server und schließt das Fenster | |
| Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern |
Register "Mail-Server": E-Mail-Postfächer/Weiterleitungen über den VereinOnline Mail-Server bereitstellen
Der Mail-Server ermöglicht die Bereitstellung von echten Mail-Adressen (IMAP-Postfächer und -Weiterleitungen).
Diese Funktion ist nur möglich, falls eine Domain zugeordnet ist, nur in der Plus-Version bzw. bei zusätzlich gebuchter Mail-Empfangen-Funktionalität.
Hier können Sie E-Mail-Adressen anlegen für den Empfang und das Senden von E-Mails, beispielsweise Vorname.Nachname@IhrVereinsname.de, vorstand@IhrVereinsname.de, usf.
Sie können dabei "echte" Postfächer anlegen und/oder Weiterleitungen zu einer oder mehreren E-Mail-Adressen anlegen.
Der Zugriff auf Postfächer ist mit jedem Mail-Programm (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird u.a.) möglich, das über POP3, IMAP, SMTP die Mails verarbeiten kann (mit Standard-Authentizierung).
Auch ein Webmailer (Lesen und Schreiben von Mails über den Browser) steht Ihnen zur Verfügung: https://webmail.vereinonline.org/
| Feld | Beschreibung |
| Öffnet den Dialog, um eine neue Mail-Adresse anzulegen (siehe nachfolgend) | |
| Öffnet den Dialog, um eine Mail-Adresse zu bearbeiten (siehe nachfolgend) | |
| Löscht die E-Mail-Adresse unwiderruflich vom Mail-Server | |
| Suche | Ermöglicht die Suche nach Mail-Adressen (Filter) |
E-Mail-Adresse anlegen/bearbeiten
| Feld | Beschreibung |
| E-Mail-Adresse | Kürzel der E-Mail-Adresse vor dem @-Zeichen (und ggf. Auswahl einer Domain falls mehrere zur Verfügung stehen) |
| Mailbox-Postfach (optional) | |
| Mailbox Passwort | Das Passwort für das Mailbox-Postfach. Muss aus Zeichen, Ziffern und Sonderzeichen bestehen. Nur relevant, wenn Sie ein Postfach anlegen wollen (nicht nur Weiterleitungen) |
| Quota | Die maximale Größe des Postfachs. Nur relevant, wenn Sie ein Postfach anlegen wollen (nicht nur Weiterleitungen). Neben dem Feld sehen Sie, wieviel Speicherplatz ihnen noch zur Verfügung steht. |
| Weiterleitungen | |
| zu Emailadressen | E-Mail-Adressen, zu denen ankommende Mails weitergeleitet werden. Hier sind folgende Formate möglich:
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| Auto-Responder Aktiviert | Der Abwesenheits-Assistent wird aktiviert |
| Auto-Responder Betreff | Der Betreff des Abwesenheits-Assistenten |
| Auto-Responder Text | Der Nachrichtentext des Abwesenheits-Assistenten |
| Gleicht die Rollen/Gruppen-Teilnehmer mit den Mail-Adressen ab und passt die Mail-Adressen ggf. an. Diese Aktion wird standardmäßig alle 15 Minuten durchgeführt. | |
| Speichert die Eingaben, aktualisiert den Mail-Server und schließt das Fenster | |
| Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern | |