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Ein Workflow ist aus folgenden Elementen festgelegt:
- Eine Flexible Liste als Basis-Datenspeicher
- Statuswerte: z.B.: beantragt, zugestimmt, abgelehnt
- Zustandsregeln: z.B.: Die Rolle Vorstand kann einen Datensatz aus dem Zustand "beantragt" durch die Aktion "Zustimmung" in den Zustand "zugestimmt" versetzen.
- optional: Abweichende Formulare für bestimmte Zustände
- optional: Statusmails
Unter Administration / Flexible Listen / Workflows haben Sie folgende Möglichkeiten:
| Feld | Beschreibung |
| Öffnet den Dialog, um einen neuen Workflow anzulegen (siehe "Workflow anlegen") | |
Legt vorbereitete Beispiel-Workflows an, um den Mechanismus kennenzulernen:
| |
| [Name] | Öffnet das Verwaltungsfenster dieses Workflows (siehe nachfolgend) |
| [basiert auf Liste] | Öffnet die Flexible Liste (um die Datesätze zu sehen/bearbeiten, siehe "Listen verwalten") |
| [basiert auf Typ] | Öffnet den Typen (um die Felder zu sehen/bearbeiten, siehe "Listen-Typen bearbeiten") |
| Bearbeitet die Workflow-Definition (Name, zugeordnete Flexible Liste, Statuswerte, Formulare) | |
| Löscht den Workflow | |
| [Zustandsregeln] | Öffnet den Dialog zur Einstellung der "Workflow-Zustandsregeln" und der "Workflow-Statusmails" |
| Kopiert den Workflow mit allen Einstellungen |
Im Verwaltungsfenster haben Sie folgende Möglichkeiten:
Anzeige aller dem Workflow zugehörigen Datensätze, neuen Workflow starten, Detailansicht öffnen.
Über Filter kann die Liste reduziert werden. Der Administrator kann alle Felder und auch den Status bearbeiten.
Siehe auch analog: Datenablage / "Workflows bedienen"
| Feld | Beschreibung | ||
| Öffnet das Workflow-Formular zum Anlegen eines neuen Workflow-Datensatzes (Starten eines Workflows). Mit Freigaberechten können Sie ggf. als ersten Schritt einen abweichenden Antragsteller auswählen. | |||
| Ermöglicht es, alle Workflow-Datensätze in einen anderen Status zu bringen. | ||
| Schließt das Fenster | |||
| Öffnet die nachfolgenden Filter | |||
| Status-Filter | Filtert die Workflows nach dem Status | ||
| Mitglieder-Filter | Filtert die Workflows nach dem Mitglieder-Status (aktiv, gelöscht) | ||
| Feld-Filter | Filtert die Workflows nach bestimmten Feld-Inhalten | ||
| Zeigt die Daten des Workflow-Datensatzes an. Wenn für den angemeldeten Benutzer Freigaben durchzuführen sind, dann ist das in dieser Ansicht möglich. | |||
| Zeigt das Protokoll des Workflow-Datensatzes an |
Nach "Öffnen" eines Worflows haben Sie folgende Möglichkeiten:
| Feld | Beschreibung |
| Freigabe/Ablehnuns-Aktion. Der angemeldete Benutzer ist in einer Rolle, welche bei dem Workflow im aktuellen Status eine Aktion durchführen darf. Durch das Klicken auf den Button ändert sich der Status des Workflows. Die möglichen Aktionen sind unter "Workflow-Zustandsregeln" angelegt. Falls angelegt werden auch die passenden "Workflow-Statusmails" verschickt. | |
| Speichert die Eingaben ohne eine Freigabe durchzuführen. Dieser Button ist sichtbar, wenn der angemeldete Benutzer auf mind. einem Feld ein Änderungsrecht besitzt (definiert im zugeordnetem Formular) | |
| Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern | |
| Erstellt aus dem angezeigten Formular ein PDF |