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Das Programm unterstützt Sie bei der Rechnungsstellung von Beiträgen.
Dabei werden regelmäßige Beiträge (wie z.B. Mitgliedsgebühr, alle 12 Monate) und einmalige Beiträge (z.B. Seminar) unterstützt.
Über "Mitgliedsbeiträge festlegen" können Sie die Beiträge verwalten. Dabei handelt es sich um eine grundsätzliche Liste, welche Beiträge vom Verein erhoben werden (z.B. Jahresbeitrag, Beitrag Sportart A, Beitrag für Jugendliche, ...).
Die in diesem Dialog angezeigten Jahreseinnahmen sind grob geschätzte Einnahmen. Die exakten prognostizierten Einnahmen sehen Sie unter Mitgliedsbeiträge/Auswertungen/voraussichtliche Einnahmen.
Durch einen Klick auf "Mitgliedsbeiträge festlegen" sehen Sie alle bereits angelegten Mitgliedsbeiträge.
| Feld | Beschreibung | |||||||||
| Legt einen neuen Beitrag an (siehe nachfolgend) | ||||||||||
| Ermöglicht den Ausdruck einer Beitrags-Liste inklusive der zugeordneten Mitglieder. | |||||||||
| Exportiert die zugeordneten Mitglieder. | |||||||||
| Gelöschte Mitglieder aus allen Beitragszuordnungen entfernen: Löscht alle Beitragszuordnungen von gelöschten Mitgliedern. Beitragszuordnungen Anzahl=0 entfernen: Löscht alle Beitragszuordnungen mit Anzahl=0. Beitragszuordnungen Beitrag-Ende in Vergangenheit entfernen: Löscht alle Beitragszuordnungen mit "Betrag-Ende" in Vergangenheit. Automatische Zuordnungen aktualisieren: Passt alle automatischen Zuordnungen an (gemäß Feld "Auto-Befüllung" im Beitrag). | |||||||||
| Wechselt zu "Anstehende Mitgliedsbeiträge" | ||||||||||
| Öffnet die FAQ zu den Mitgliedbeiträgen | ||||||||||
| Suchfeld | Ermöglicht die Suche nach Beitragsnamen | |||||||||
| [In Liste suchen] | Ermöglicht die Einschränkung der Beiträge über einen Suchbegriff (nur zu sehen wenn mehr als 10 Beiträge angelegt sind) | |||||||||
| [Beitragsgruppe] | Öffnet die Mitglieder-Zuordnung der Beitragsgruppe | |||||||||
| Bearbeitet den Mitgliedsbeitrag | ||||||||||
| Löscht den Mitgliedsbeitrag | ||||||||||
| [x Mitglieder] | Ermöglicht die Zuordnung von Mitgliedern zum Mitgliedsbeitrag. Bei der indirekten Zuordnung über die Beitragsgruppen ist über das Detailfenster eine Prüfung der Zuordnung möglich. | |||||||||
| [der Beitragsgruppe zuordnen] | Ermöglicht direkt dem Beitrag zugeordnete Mitglieder in die Beitragsgruppe zu verschieben. |
Die wichtigen auszufüllenden Felder sind:
| Feld | Beispielwert |
| Titel des Beitrags | Jahresmitgliedsbeitrag |
| Betrag | 160,00 |
| Frequenz "alle X Monate" | 12 |
Sonderfall "Einmalige Beiträge"
Lassen Sie das Feld "Frequenz" leer.| Feld | Beispielwert |
| Titel des Beitrags | Aufnahmegebühr |
| Betrag | 100,00 |
| Frequenz "alle X Monate" |
Sonderfall "Individuelle Beiträge"
Setzen Sie das Feld "Beitagsart" auf "individueller Beitrag" und lassen Sie das Feld "Betrag" leer.| Feld | Beispielwert |
| Titel des Beitrags | Spende |
| Beitagsart | individueller Beitrag |
| Frequenz "alle X Monate" | 12 |
Sonderfall "Altersabhängige Beiträge"
Auch altersabhängige Beiträge sind einfach möglich. Dabei legen Sie zunächst pro Altersbereich einen Beitrag an (z.B. "Grundbeitrag Kind", "Grundbeitrag Jugendlicher", "Grundbeitrag Erwachsener") und füllen die Felder im Register "Optionen ": a) einen Altersbereich (z.B. drei Beiträge, Angabe jeweils "-12", "13-17", "18-" ) und b) einen gleichen Beitragsgruppen-Namen (z.B. "Grundbeitrag"). Die Mitglieder weisen Sie dann später nicht einem konkreten Beitrag, sondern der Beitragsgruppen zu. Das System verwendet dann während bei der Beitragsbestimmung immer den passenden Beitrag abhängig vom Alter des Mitglieds (unter Administration/Optionen/Mitglieder/Mitgliedbeiträge ist einstellbar, wann die Altersberechnung durchgeführt wird). Damit dies alles funktioniert ist folgendes zu beachten:- Alle beteiligten Mitglieder benötigen ein korrekt gesetztes Geburtsdatum
- In den Beiträgen muss die Alters-Definition exakt so erfolgen:
- -17 für bis 17 Jahre
- 18-40 für ab 18 bis 40 Jahre
- 41- für ab 41 Jahre
| Feld | Beitrag 1 | Beitrag 2 | Beitrag 3 |
| Titel des Beitrags | Grundbeitrag Kind | Grundbeitrag Jugendlicher | Grundbeitrag Erwachsener |
| Betrag | 60,00 | 80,00 | 160,00 |
| Frequenz "alle X Monate" | 12 | 12 | 12 |
| Altersbereich | -12 | 13-17 | 18- |
| Beitragsgruppe | Grundbeitrag | Grundbeitrag | Grundbeitrag |
Abweichender erster Beitrag
Auch abweichende Beiträge im ersten und letzten Mitgliedsjahr sind möglich. Zahlen Ihre Mitglieder nur den halben Beitrag, wenn sie ab Juli Mitglied werden? Das ist kein Problem. Auch quartals- oder monats- oder tagesgenaue Abrechnungen sind möglich. Bei den monats- und quartalsbasierten Beiträgen können Sie noch zwischen „angefangene" und „vollständige" Monate/Quartale unterscheiden: Tritt ein Mitglied am 15. Oktober bei, dann kann es je nach Einstellung 3/12 (3 angefangene Monate) oder 2/12 (2 vollständige Monate) bezahlen. Festlegen können Sie dies im Register „Optionen" unter „Erstes Jahr" und „Letztes Jahr". Beispiel:Aufnahme Vereinsmitglied: 15.8.2023 Beitrag-Start: 1.1.2023 Beitrag: 120 Euro
| Einstellung | Anmerkung | anteiliger Beitrag | Abrechnungszeitraum |
| Beitrag beginnt ab 1.1. bzw. "gültig ab" bei der Beitragszuordnung beim Mitglied | 120 Euro | 01.01.2023 - 31.12.2023 | |
| 1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je Mitglieds-Tag | 139 Tage ab 15.8. | 45,70 Euro | 15.08.2023 - 31.12.2023 |
| 1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je vollständigem Mitglieds-Monat | 4 vollständige Monate ab 15.8. | 40 Euro | 01.09.2023 - 31.12.2023 |
| 1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je vollständigem Mitglieds-Quartal | 1 vollständiges Quartal ab 15.8. | 120 Euro | 01.10.2023 - 31.12.2023 |
| 1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je vollständigem Mitglieds-Halbjahr | 0 vollständige Halbjahre ab 15.8. | 0 Euro | |
| 1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je begonnenem Mitglieds-Monat | 5 begonnene Monate ab 15.8. | 50 Euro | 01.08.2023 - 31.12.2023 |
| 1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je begonnenem Mitglieds-Quartal | 2 begonnene Quartale ab 15.8. | 120 Euro | 01.07.2023 - 31.12.2023 |
| 1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je begonnenem Mitglieds-Halbjahr | 1 begonnenes Halbjahr ab 15.8. | 60 Euro | 01.07.2023 - 31.12.2023 |
Bei der nachfolgenden Mitglied-Beitrags-Zuordnung müssen Sie dann als "gültig ab" den eigentlichen Beginn Ihres Beitrags angeben (z.B. "1.1.2020"). Das Aufnahme-Datum des Mitglieds müssen Sie unter "Aufnahme Vereinsmitglied" im Mitgliedsprofil hinterlegen. Fällt bei der Beitragsberechnung das Aufnahme-Datum innerhalb des Abrechnungszeitraums, dann wird der Beitrag gemäß der eingestellten Regel nur teilweise berechnet. Sonderfall Gruppeneintritt:
In der Beitragsdefintion können Sie eine Gruppe zuordnen (im Register "Optionen " das Feld "basiert auf Gruppen-Eintrittsdatum"). Dann kann bei der Gruppenzuordnung im Mitglied der Gruppeneintritt festgelegt und damit als Basis für die anteilige Beitragsberechnung genutzt werden.
Weitere Optionen
Über das „gültig ab" und „gültig bis"-Feld im Beitrag können Sie festlegen, wann diese Beitrag überhaupt in Rechnung gestellt wird (z.B. können Sie einen alten Beitrag im System belassen und „gültig bis" auf „31.12.2015" stellen). Über die Option „Zeitpunkt Abrechnung" können Sie bestimmen, wann im Abrechnungszeitraum der Beitrag berechnet werden soll (Standard: am Beginn). Über weitere Optionen können Sie abweichende Buchungskonten und weiteres pro Beitrag festlegen.Alle Felder
| Feld | Beschreibung | |||
| Titel | Kurzer Beschreibungstext (darf kein , enthalten, darf nur einmal vorkommen!) | |||
| Beschreibung | Längerer Beschreibungstext Spezialfälle:
| |||
| Beitragsart | fester Mitgliedsbeitrag: Ein Beitrag ist die Zahlung VON EINEM MITGLIED. Der Beitrag ist für alle zugeordneten Mitglieder gleich invidueller Beitrag: Der Beitrag kann für jedes Mitglied unterschiedlich sein. Bitte das Feld "Betrag" hier leer lassen und im Feld "Anzahl" in der Beitragszuordnung bei den einzelnen Mitgliedern den Euro-Betrag eingeben. fester Dauerauftrag: Ein Dauerauftrag ist die Zahlung AN DAS MITGLIED. Der Betrag ist für alle zugeordneten Mitglieder gleich invidueller Dauerauftrag: Der Betrag kann für jedes Mitglied unterschiedlich sein. Bitte das Feld "Betrag" hier leer lassen und im Feld "Anzahl" in der Beitragszuordnung bei den einzelnen Mitgliedern den Euro-Betrag eingeben. | |||
| Betrag | Beitragssatz (kann in speziellen Fällen auch negativ sein, dies hat dann eine Gutschrift zur Folge!) | |||
| MwSt | MwSt-Prozentsatz des Beitrags | |||
| Alle X Monate | Frequenz z.B. "12" für jährlich, "6" für halbjährliche Beiträge leer: Einmalbeitrag, z.B. Aufnahmegebühr (Zuordnung wird nach 1. Abrechnung entfernt) | |||
| gültig ab Datum | optional, nur in Spezialfällen wichtig! Der Beitrag ist erst ab diesem Datum gültig | |||
| gültig bis Datum | optional, nur in Spezialfällen wichtig! Der Beitrag ist nur bis zu diesem Datum gültig | |||
| erster Beitrag | Legt fest, wie der erster Beitrag berechnet wird: - Beitrag beginnt ab 1.1. bzw. "gültig ab" bei der Beitragszuordnung beim Mitglied - 1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je Mitgliedstag - 1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je vollständigem Mitglieds-Monat/Quartal/Halbjahr - 1. Beitrag anteilig gemäß Datum "Aufnahme Vereinsmitglied" je begonnenem Mitglieds-Monat/Quartal/Halbjahr - Beitrag beginnt immer am 1.1. - späterer Beitrag-Start wird als monatlich anteiliger Rumpfbeitrag berechnet (ab Beitrag-Start bis 31.12. / Folgebeiträge immer 1.1.-31.12.) - Beitrag beginnt immer am 1.1. - späterer Beitrag-Start/Aufnahme Vereinsmitglied wird als monatlich anteiliger Rumpfbeitrag berechnet (ab Beitrag-Start bis 31.12. / Folgebeiträge immer 1.1.-31.12.) | |||
| letzter Beitrag | Legt fest, wie der letzte Beitrag berechnet wird: - voller Beitrag über gesamten Zeitraum (bspw. voller Jahresbeitrag) - letzter Beitrag anteilig gemäß Datum "Gekündigt zum" je Mitgliedstag - letzter Beitrag anteilig gemäß Datum "Gekündigt zum" je vollständigem Mitglieds-Monat | |||
| zugeordnete Gruppe | Gruppenzugehöigkeit des Beitragszahlers erforderlich. Bei gesetztem Gruppen-Eintritts/Austrittsdatums erfolgt ggf. eine anteilige Berechnung. Die Beitragsrechnungs-Rechnungsposition erhält die Zuordnung zur Gruppe. | |||
| Zeitpunkt Abrechnung | Hiermit können Sie angeben, ob der Beitrag am Anfang (=Standard), in der Mitte, am Ende des Abrechnungszeitraums oder Beginn abzgl. Fälligkeitszeitraum fällig ist, d.h. die Rechnungsstellung erfolgt. | |||
| abweichendes Buchungskonto | Standardmäßig ist im Kontenrahmen unter "Zuordnung Standardkonten" festgelegt, auf welches Buchungskonto die Mitgliedsbeiträge gebucht werden. Hier können Sie für einzelne Mitgliedsbeiträge Abweichungen angeben. | |||
| abweichendes Forderungskonto | Standardmäßig ist das Forderungskonto im Kontenrahmen unter "Zuordnung Standardkonten" festgelegt, auf welches die Mitgliedsbeiträge gebucht werden. Hier können Sie für einzelne Mitgliedsbeiträge Abweichungen angeben. | |||
| Vereinskonto bei Überweisung | Wählt das Konto aus, das auf der Rechnung für die Überweisung durch den Zahlungsempfänger genannt wird. "Standard" ist die Angabe aus Administration/Optionen, die weiteren Konten sind die Konten aus Kasse/Bankkonten. | |||
| Spendenaktion | Gibt an, dass die generierte Buchung eine Spendenaktion zugeordnet bekommt | |||
| Art der Buchung | Gibt an, welche Buchungart (Mitgliedsbeitrag, Spende, ..) die generiete Buchung bekommt (Standard: Mitgliedsbeitrag) | |||
| Verwendungszweck | Legt einen Verwendungszweck fest (Standard: Art der Buchung) Platzhalter: {#mitglied:mitgliedsnummer#} %name% %monat% %jahr% %stichtag% %stichtag:m%, %stichtag:d% %stichtag:Y-m% | |||
| abweichender Abrechnungszeitraum | Legt den Text fest, der anstatt dem berechneten Abrechnungszeitraum in die Rechnung übernommen wird | |||
| Altersbereich | optional Dieser Beitrag ist nur für eine bestimmte Altersgruppe gültig Zwingend notwendiges Format (auch kommagetrennt mehrere Altersbereiche möglich): -17, 18-, 18-40 Beispiel: -17 (für Minderjährige); 18-65 (für normale Mitglieder); 66- (für Senioren); 0 (für Mitglieder ohne angegebenes Geburtsdatum, Kinder < 1 Jahre werden als 1 Jahr behandelt) | |||
| Beitragsgruppe | optional, selbstlernendes Feld Für die Gruppierung von Beiträgen. So können Sie z.B. verschiedene Beiträge je Alter festlegen. Sie geben dann bei jedem Beitrag z.B. die Beitragsgruppe "Jahresbeitrag" an. Einem Mitglied weisen Sie dann die Beitragsgruppe "Jahresbeitrag" zu und es wird dann der je Alter gültige Beitrag verwendet.Hinweis: Die Beitragsgruppen haben mit den Gruppen, die Sie unter Administration festlegen, nichts zu tun! Für diese Funktionalität ist ein korrekt gesetztes Geburtsdatum eine zwingende Voraussetzung! Über den Link "Direkt zugeordnete der Beitragsgruppe zuweisen" können direkt zugewiesene Beiträge der Beitragsgruppe zugeordnet werden. Bitte die Beitragsgrupe ohne Leerzeichen anlegen, wenn diese im Mitgliedsantrag verwendet werden soll. | |||
| Auto-Befüllung | Hiermit können Sie bestimmen, dass Mitglieder gemäß Regeln dem Beitrag zugeordnet werden. Hier finden Sie alle Möglichkeiten: "Auto-Regeln" Nur für Einzelbeiträge und NICHT für Beitragsgruppen anwendbar. Bestehenende Mitglieder-Zuordnungen werden nach dem Speichern des Beitrags und jede Nacht abgeglichen (nicht gültige werden gelöscht und neue Mitglieder ggf. ergänzt). WICHTIG: Es findet keine Weiterführung eines anderen Beitrags statt, das Datum "erstellt bis" wird nicht von einem anderen Beitrag übernommen ! | |||
| Öffnet die Handbuch-Seite "Auto-Regeln" | ||||
| Zeigt die Analyse der Regeln für aller Mitglieder an | ||||
| Speichert die Eingaben und schließt das Fenster | ||||
| Schließt das Fenster ohne die Eingaben zu speichern | ||||
| Erzeugt eine Kopie des Beitrags und kopiert beim 2. Menüpunkt auch alle Beitrag-Mitglied-Zuordnungen |
- Angabe des Zeitraums bei der Beitrags-Mitglieder-Zuordnung
- Wenn diese leer ist gilt die Angabe des Zeitraums bei der Beitrags-Definition
- Wenn auch diese leer ist gilt der 1.1. des aktuellen Jahres bis zum nächsten Beitragsende nach dem Stichtag
- Für bereits in Rechnung gestellt Beiträge (erkennbar im Feld "erstellt bis" in der Beitrags-Mitglieder-Zuordnung) werden natürlich keine neuen Rechnungspositionen erstellt.
- Falls es sich gemäß den obigen Regeln um einen verkürzten Abrechnungszeitraum handelt, wird der anteilige Beitrag in Rechnung gestellt.
- Standardmäßig wird ansonsten immer der volle Beitrag für den Abrechnungszeitraum in Rechnung gestellt.